Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Vonkel B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy kunt u contact opnemen via info@vonkel.net.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• bezoekers van www.vonkel.net;
• personen die telefonisch of per e-mail contact met ons opnemen;
• cliënten en hun vertegenwoordigers;
• naasten en contactpersonen van cliënten;
• verwijzers en samenwerkingspartners;
• personen die bij onze dienstverlening betrokken zijn.

Vonkel biedt begeleiding die onder meer gefinancierd kan worden vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Wet langdurige zorg (Wlz) en een persoonsgebonden budget (pgb).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Vonkel kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• geboortedatum;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• indien wettelijk toegestaan en noodzakelijk: het burgerservicenummer;
• gegevens van een vertegenwoordiger, naaste of contactpersoon;
• gegevens over een verwijzing, indicatie, beschikking of financiering;
• administratieve en financiële gegevens;
• informatie die u zelf telefonisch of per e-mail verstrekt;
• gegevens over gezondheid, welzijn, leefomstandigheden en ondersteuningsbehoeften;
• begeleidingsplannen, rapportages, evaluaties en correspondentie;
• gegevens die nodig zijn voor de veiligheid en continuïteit van de begeleiding;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de beveiliging en werking van de website.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Vonkel verwerkt deze gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vonkel kan persoonsgegevens verwerken voor:

• het beantwoorden van vragen en plannen van een kennismakingsgesprek;
• het beoordelen of onze begeleiding bij uw situatie past;
• het aanvragen, controleren of uitvoeren van Wmo-, Wlz- of pgb-gefinancierde begeleiding;
• het aangaan en uitvoeren van een begeleidings- of zorgovereenkomst;
• het opstellen, uitvoeren en evalueren van een begeleidingsplan;
• contact en afstemming met cliënten, vertegenwoordigers, verwijzers en betrokken professionals;
• het voeren van een zorgvuldige administratie en afhandelen van declaraties en betalingen;
• het behandelen van klachten en verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het beveiligen van onze website, systemen en gegevens.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Vonkel verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang, zoals het beantwoorden van een vraag of beveiligen van onze systemen;
• uw toestemming, wanneer toestemming wettelijk noodzakelijk is;
• het verlenen van zorg of maatschappelijke ondersteuning op grond van toepasselijke wetgeving en afspraken.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Vonkel verkoopt persoonsgegevens nooit.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Afhankelijk van uw situatie kan het gaan om:

• medewerkers en zorgverleners die rechtstreeks bij uw begeleiding betrokken zijn;
• uw vertegenwoordiger of een door u aangewezen contactpersoon;
• verwijzers en andere betrokken zorg- of hulpverleners;
• gemeenten bij Wmo-gefinancierde begeleiding;
• zorgkantoren bij Wlz-gefinancierde begeleiding;
• de Sociale Verzekeringsbank of andere betrokken instanties bij pgb-gefinancierde begeleiding;
• administratieve, ICT- en dossierleveranciers;
• professionele adviseurs, zoals een accountant;
• toezichthouders of overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Met organisaties die namens Vonkel persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging en geheimhouding.

Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende bescherming bestaat.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Vonkel bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wanneer een wettelijke bewaartermijn geldt, houden wij ons aan die termijn.

• Algemene contactvragen die niet tot begeleiding leiden: maximaal één jaar na afronding van het contact.
• Administratieve en financiële gegevens: volgens de wettelijke fiscale bewaartermijn.
• Gegevens die onder de Wmo vallen: volgens de wettelijke bewaartermijn uit de Wmo en geldende afspraken met de gemeente.
• Medische dossiers waarop de WGBO van toepassing is: in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier.
• Wlz- en pgb-dossiers: volgens de toepasselijke wettelijke en contractuele bewaartermijnen.
• Klachtengegevens: zolang dit noodzakelijk is voor behandeling, registratie en wettelijke verantwoording van de klacht.

Wanneer meerdere wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn, volgt Vonkel de termijn die voor het betreffende dossier geldt. Na afloop worden gegevens zorgvuldig verwijderd of geanonimiseerd, tenzij langer bewaren wettelijk noodzakelijk is.

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Vonkel neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.

Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. Zij zijn gehouden aan geheimhouding. Bij het kiezen en gebruiken van digitale systemen houden wij rekening met de gevoeligheid van cliënt- en gezondheidsgegevens.

9. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van uw situatie, het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking tijdelijk te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• uw gegevens te laten overdragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• informatie te ontvangen over de manier waarop wij uw gegevens gebruiken.

Een verzoek kunt u sturen naar info@vonkel.net. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij u vragen uw identiteit op een passende en zo privacyvriendelijk mogelijke manier te bevestigen. Sommige rechten kunnen worden beperkt door wettelijke bewaarplichten of de rechten en belangen van andere personen.

10. Website en cookies

De website van Vonkel bevat geen contactformulier. Wanneer u op een e-maillink of telefoonnummer klikt, verloopt het verdere contact via uw eigen e-mail- of telefoonvoorziening.

Vonkel gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Voor de beveiliging en technische werking van de website kunnen beperkte technische gegevens worden verwerkt, zoals een IP-adres, browsertype, tijdstip van het bezoek en fout- of beveiligingsmeldingen.

Wanneer het cookiegebruik of de technische inrichting verandert, passen wij deze verklaring aan en vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

11. Geen geautomatiseerde besluiten

Vonkel neemt geen besluiten over cliënten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

12. Vragen of klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@vonkel.net. Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Vonkel kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.vonkel.net.

Wij controleren deze privacyverklaring minimaal eenmaal per jaar en werken haar bij wanneer dat nodig is.